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名刺整理

2010.10.17(Sun)

『ライフハック的な?コト』 Comment(0)Trackback(0)
先日、デスクの上の整理と、たまってた名刺の整理をしました。
たまにこういうことをするということは、
裏を返せば、常時できてないということでございますよ。

ただ、名刺の整理は月に一度と決めています。
(今回整理したのが10ヶ月分でしたが…何か?)

名刺の管理については、ぜひオススメしたい整理法を用いています。


基本的には、野口悠紀雄氏の「超」整理法の名刺管理がベースです。
(基本的に“「超」整理法”信者?ですんでね。)


「超」整理法には“情報は分類できない”という基本的な考え方があります。
だから基本的に分類しない、整理しない…という整理法なんです。

名刺に関しては、皆さんいかがでしょう?
あいうえお順にしたり、取引先と顧客で分類したりでしょうか。
自分も以前はそうしてましたが、これだとメンテナンスが大変でした。
いろいろ整理しやすいフォルダー、バインダーも売ってますけど
これを買いつづけるのがまたね…揃ってないと嫌な性分でして。


整理の観点とちょっと違うんですが、
名刺って、初めての面会の際、お互い交換して
それから“しばらくの間”というか
比較的“名刺交換から最近”の期間しか、
その情報って必要じゃないですよね。

わかりづらいですが、もう少し簡単に言うと、
ある仕事を通してその人と出会い、
その“ある仕事”の期間は必要なんだけど
その仕事が終わるとひとまず不要になる。それが名刺。

うまく書けないのでね…。
ぜひ、野口悠紀雄氏の著書、「超」整理法をお読みいただきたい。
名刺に関してはこのことを理解したとき、目からウロコでしたね。


具体的な自分の名刺整理法は、
一ヶ月の間に交換した名刺を、コピー機に敷き詰め、
かならずA4版1枚に納めるようにコピーします。

月に交換する名刺は、少なければ1~2枚のときもあれば
A4版に収まらないくらいのときもあります。
そんなときはコピー機の機能、縮小コピーを使います。
A3版に敷き詰めることができれば、A4版1枚に収まるわけです。
(月の名刺交換の枚数が凄い多い人には通用しないことになります。)

あとはそのA4版1枚に何年何月のインデックスを付けて、ファイルします。
名刺現物には、何年何月を付箋に書いて貼り、ストックします。
(この時点で現物は不要になるんですが、名刺ゆえ捨てられません…。)

これで検索できるのか?ということになるわけですが、
前述のとおり、必要になる名刺の情報は、
ファイルしたA4ペーパーの一枚目か二枚目…
比較的最近のところにある、ってわけです。

古い情報が必要になった際も、
ファイルの一番上のページから、一枚一枚見ていけば必ず見つかるし、
人間の記憶って、「あの人と会ったのは8月だったな。」とか、
8月まで覚えてなくても、「去年の夏だったな。」というのは覚えてるものです。
(付けたインデックスを目安に捜せばいいわけです。)

「超」整理法は情報は分類しない、が鉄則でありますが、
“時系列に管理する”というのも鉄則の一つなのです。

綺麗に分類して、名刺なんて特にファイルも嵩張るし、
何冊にもなってたりして、探すの大変。探すとない…てやつ。
自分の名刺のファイルは、今の仕事になってからの8年分が
まだ一冊のファイルで間に合ってます。
(A4版1枚にコピーすることで嵩張らないわけです。)

時系列ともうひとつ。
検索するときの人間の習性というか、脳の働き方があります。

それがイメージデータです。

名刺を探すとき、頭の中のテキストデータで探しちゃうと、
間違った認識で探しちゃって、結局見つからない…ということもあります。
勘違いした名前や会社名で探しちゃうと、正しいものを見つけられない。

それより間違いの少ないのがイメージデータです。

名刺のデザイン、社名のロゴ、横長の名刺か縦か?
“あの人(その人のイメージデータ)の名刺はあんなデザインだったな。”
というイメージデータのほうが、記憶、脳には残っています。

コピー機に敷き詰めるときも、あるルールがあるんですけど、
仕上がったコピーを見て、“あの人の名刺は右上だったな。”
という、これもイメージデータ。
“どんな名刺をどの位置にコピーしたか?”
というのはパッと見ただけで、自分の中にインプットできるものです。

時系列とイメージデータ、この二つで検索は容易となります。


なにを名刺管理術で随分語っちゃってますが、
この方法は結構オススメなので、試してもらえたらなーと。
写真や図解があると、もうちょっと上手く説明できると思うのですが…
実物はお見せできないので。


他にもいい方法があったら知りたいです。
自分にあった仕事の仕方、見つけていきたいですね。


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